Come monitorare gli scostamenti dal budget attraverso l’analisi del pick-up.

Ci sono periodi storici particolari in cui i fattori accidentali, di crisi o più genericamente di disruption hanno una rilevanza particolarmente importante. Mai negli ultimi settant’anni hanno assunto importanza come in questo 2020 a seguito dell’emergenza Covid-19.

Chi si occupa di revenue management si trova quindi a dover far fronte a previsioni occupazionali di ricavo e di andamento dei prezzi che non ha modelli storici di riferimento ma che, in una certa misura, devono essere ricreati. Ecco quindi che i fattori di trend, di ritmo di vendita e di elasticità tariffaria assumono un ruolo fondamentale per non perdere la bussola e limitare il più possibile la navigazione a vista che la situazione ci impone. Mi permetto di suggerire un paio di strategie di tipo prettamente analitico per la ripartenza che ho già avuto modo di introdurre con risultati positivi, per poter leggere nella maniera più corretta i dati che abbiamo a disposizione.

Innanzitutto suggerisco ovviamente di rivedere i propri budget partendo, più che in altre occasioni, da un’attenta analisi dei costi. Questo perché mai come in questo momento è fondamentale riuscire a individuare il break-even point, ma anche perché certe scelte devono essere formulate nella maniera più consapevole possibile. Mi conviene (o mi posso permettere) di concedere gratuitamente un servizio che magari è pure più costoso? Quali sono i costi fissi che devo sostenere a fronte di una domanda contratta? Come posso sfruttare le opportunità di un determinato canale, senza che questo incidi eccessivamente sui miei costi variabili? Sono tutte domande che bisogna porsi e a cui si può meglio rispondere andando a visionare tutte le voci del proprio conto economico, valutare un maggiore o un minore impatto a seconda delle strategie che si decidono e trovare quanto meno un punto di pareggio che ci consenta di poter sostenere i costi di apertura, ma anche quelli relativi al periodo in cui siamo dovuti rimanere forzatamente chiusi.

Dopodiché possiamo monitorare l’andamento dei pick-up e compararli con quanto dobbiamo fare entrare giornalmente per arrivare all’obiettivo.

Mettiamo il caso che stiamo analizzando giugno, siamo al sedici e ci mancano venticinquemila euro al raggiungimento del budget, quindi con quindici giorni disponibili di vendita. Ovviamente non dobbiamo dividere venticinquemila euro per quindici, in quanto la finestra di vendita del sedici giugno è di quindici giorni, mentre quella del trenta giugno è di un giorno solo. Serve quindi una ripartizione proporzionale.

Come prima cosa dobbiamo fare una sommatoria di tutte le finestre di vendita giorno per giorno, quindi 15+14+13+12 e così via. Questa può essere calcolata con la seguente formula: n*(n+1)/2 dove n= al numero di giorni che mancano alla fine del mese (compreso oggi)

15*16/2=120

Dividiamo quindi lo scostamento di budget a oggi per questa sommatoria e la moltiplichiamo per i giorni disponibili alla vendita oggi:

25.000/120*15=3.125,00

I giorni successivi avranno la stessa formula deducendo dal budget la quota prevista nei giorni precedenti andando a esaurirsi a fine parallelamente alla diminuzione della finestra di vendita.

Infine, dovremo fare un accostamento con il monitoraggio dei pick-up. Possiamo fare subito un raffronto tra i dati di pick-up dei giorni precedenti con quelli che ci aspettiamo per il futuro. I pick-up del tredici, del quattoordici e del quindici sono assai più alti di quelli che ci aspettiamo per il sedici, il diciassette e così via. Questo ovviamente è uno scenario che possiamo definire confortante. Inoltre, i dati di pick-up trend dal sedici in poi sono dati da una retta di regressione, segue quindi la tendenza manifestata nei giorni precedenti. Il fatto che questi valori siano superiori all’ expected revenue for budget indica un trend al di sopra delle aspettative, contrariamente dovremmo prendere dei provvedimenti per invertire tale tendenza.

Questo può essere un approccio molto utile per il controllo delle performance, in una situazione in cui ci troviamo con dati scarsamente attendibili e un clima di particolare incertezza. Molto importante è il monitoraggio costante: utilizzare dati di sintesi che permettano di valutare il buon andamento della vendita, saperli interpretare e reagire tempestivamente nel caso in cui questi non siano positivi è fondamentale ai fini dell’ottimizzazione delle performance, ovviamente compatibilmente con quanto il mercato della destinazione consente.